Pourquoi dématérialiser ses processus d’administration des ventes en 2025 ?

Adapter son administration des ventes au marché de 2025

En 2024, la transformation numérique des entreprises continue d’accélérer, poussée par les avancées technologiques et la nécessité d’optimiser les processus internes. L’administration des ventes (ADV) n’échappe pas à ce fléau. La crise sanitaire de 2020 a agi comme un catalyseur, forçant les entreprises à repenser leur organisation et à adopter des solutions digitales pour garantir la continuité de leurs activités et une réactivité auprès de leurs clients.

Les prévisions pour 2025 montrent que les entreprises qui n’auront pas entamé ou achevé cette transformation risquent de se retrouver en retard par rapport à leurs concurrents. D’ailleurs 34% des entreprises ont d’ores et déjà automatisé plus de la moitié de leurs processus manuels ! Et vos concurrents en font sans doute partie !

En 2025, les entreprises qui adopteront des solutions de dématérialisation seront mieux équipées pour faire face aux défis du marché et pour améliorer leur performance. Qui plus est à seulement 1 an de l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire !

Quel est le rôle du service ADV ?

L’administration des ventes (ADV) est au cœur du fonctionnement commercial de nombreuses entreprises. Ce service gère l’ensemble du cycle de vente, de la prise de commande jusqu’à la facturation et le suivi des paiements. Il est l’interface principale entre les équipes commerciales, la logistique et les clients.

Les tâches d’un service ADV comprennent la gestion des commandes, la création et l’envoi de factures, la gestion des litiges clients, le suivi des stocks, la relance des paiements et le reporting de la performance des ventes. Ce service assure également un rôle stratégique en garantissant que les transactions se déroulent de manière efficace et sans accroc, impactant directement la satisfaction client et la santé financière de l’entreprise.

Quelles tâches sont dématérialisables ?

Aujourd’hui, presque toutes les tâches de l’ADV peuvent être dématérialisées grâce à des solutions numériques telles que les GEDs (Gestion Electronique Documentaire). Voici quelques exemples :

Gestion des commandes : Les commandes peuvent être saisies, validées et suivies en ligne via des systèmes de gestion intégrée (ERP) ou des plateformes spécifiques.
Facturation électronique : Les factures peuvent être générées automatiquement à partir des commandes, envoyées par voie électronique, et intégrées aux systèmes comptables.
Suivi des paiements et relances automatiques : certains outils comme la GED permettent d’automatiser les relances en cas de retard de paiement, avec des notifications automatisées.
Gestion des litiges : Les réclamations peuvent être suivies et résolues via des plateformes collaboratives, assurant une traçabilité complète des échanges.
Analyse et reporting : Des outils de Business Intelligence (BI) permettent de générer des rapports instantanés sur les ventes, les performances, et les prévisions.
Archivage : La dématérialisation permet un archivage électronique sécurisé, accessible à tout moment, réduisant ainsi les coûts liés à l’espace de stockage physique.

Les avantages à dématérialiser ses processus d’administration des ventes

En 2025, dématérialiser ses processus deviendra nécessaire pour garantir une gestion des ventes fluide, sécurisée et sans erreur, car en effet, plusieurs avantages sont offerts par cette transition :

Gain de temps et efficacité : Les tâches répétitives comme la saisie manuelle de données dans le système d’information, l’émission de factures, le classement ou les relances de paiement peuvent être automatisées. Du temps est ainsi libéré pour des missions à plus forte valeur ajoutée. D’ailleurs, les services comptables des entreprises consacrent en moyenne 30% de leur temps à saisir manuellement des factures, tandis qu’un traitement dématérialisé représenterait 50 à 75% de gain de temps par rapport à un traitement papier. (source DocuWare)
Réduction des erreurs : La saisie manuelle est sujette à des erreurs humaines. La dématérialisation permet de réduire jusqu’à 90% les risques de fautes de frappe, d’oublis, ou d’erreurs de facturation (source : AIIM, PricewaterhouseCoopers, et Forrester Research). Automatiser ses processus permet également de détecter d’autres types d’erreurs telles que les doublons, les écarts grâce à du rapprochement, etc.

Meilleure collaboration interne et avec les clients : L’accès instantané à des informations partagées en temps réel facilite la coordination entre les différents services (commerce, logistique, finance) et améliore la réactivité face aux demandes clients.
Amélioration de la satisfaction client : Un traitement plus rapide et plus précis des commandes et des litiges contribue à une meilleure expérience client, essentielle pour la fidélisation.
Suivi et traçabilité accrus : Les outils comme la GED permettent de suivre chaque étape du processus de vente, garantissant une meilleure transparence et traçabilité. Au-delà des étapes d’un processus, la GED permet également d’avoir une visualisation sur les modifications apportées par chacun sur un document contractuel tel qu’un devis. Cela permet d’avoir une preuve irréfutable en cas de mauvaise foi du client ou inversement par exemple.
Conformité légale : Avec l’essor des régulations comme la facturation électronique obligatoire pour les entreprises en Europe, la dématérialisation aide à rester conforme aux exigences légales, notamment en matière de gestion documentaire et d’archivage. A ce titre, 55% des entreprises estiment qu’elles vont profiter de la mise en conformité à la réglementation sur la facturation électronique pour améliorer leur processus. (Source : Livre Blanc – L’automatisation au service du nouveau de rôle de la direction financière)

Les risques à rester au processus papier traditionnel

Les entreprises qui persistent à conserver des processus ADV basés sur des outils papier ou des systèmes obsolètes, s’exposent à de nombreux risques :

Baisse de productivité : Maintenir le papier dans son processus d’administration des ventes conduit à perpétuer les nombreuses tâches chronophages (saisie, classement…). Malheureusement c’est également s’exposer à 21,3 % de baisse de productivité de ses équipes, notamment à cause de la fatigue psychologique que ce travail laborieux entraine, d’autant plus lorsque le nombre de documents à traiter s’avère important. (Source : DocuWare – Guide « Abandonner le papier)
Erreurs de saisie : La saisie manuelle augmente le risque d’erreur dans les commandes, les factures ou les relances, ce qui peut entraîner des retards de paiement, des litiges ou des pertes de clients.

Oublis de relance et pertes financières : Sans automatisation, les relances de paiement peuvent être oubliées, ce qui conduit à des retards ou des impayés. Une mauvaise gestion des créances impacte directement la trésorerie de l’entreprise. En France, le montant des retards de paiement est estimé à 20 milliards d’euros, et est porté à hauteur de 80% par les PME/TPE et 20% par les ETI. (source DocuWare)
Manque de visibilité et de traçabilité : Le traitement manuel des documents rend plus difficile le suivi des informations, ce qui peut engendrer des retards ou une mauvaise communication entre les services.
Incapacité à répondre rapidement aux évolutions du marché : Les entreprises qui n’ont pas adopté des processus digitalisés risquent d’être dépassées par la concurrence, notamment en matière de réactivité et d’adaptabilité.
Coût : Selon Gartner, les entreprises dépensent en moyenne 1 à 3 % de leurs chiffres d’affaires dans l’impression de documents. Vient également s’ajouter les coûts d’archivage, d’envoi et de stockage des documents, ainsi que le coût du papier lui-même. A titre d’exemple, une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 € pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.
Non-conformité légale : Avec des lois qui se renforcent autour de la dématérialisation des factures et des documents commerciaux, les entreprises qui n’ont pas anticipé ces changements risquent des amendes ou des sanctions. Pour rappel, la facturation électronique obligatoire rentrera en vigueur dès 2026 !

Le trio gagnant : DocuWare, Docu’SalesFlow & Docu’Analytics

Afin de mettre en place la dématérialisation au sein de votre entreprise, certains outils tels que la GED DocuWare s’imposent. En effet, la solution DocuWare permet de capturer, organiser et archiver en toute sécurité les documents (facture, devis, contrat, acompte…) et automatise l’ensemble de vos processus métier. En supprimant les tâches manuelles fastidieuses et les problèmes liés à l’utilisation de dossiers et répertoires partagés, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur les activités importantes.

Une fois vos processus dématérialisés, vient le temps d’optimiser celui de l’administration des ventes avec DocuSales’Flow. En tant que module préconfiguré pour DocuWare, Docu’SalesFlow centralise l’ensemble de vos dossiers commerciaux et accélère l’ensemble de vos processus ADV en automatisant des envois personnalisés pour les relances de facture, devis ou contrat. Par SMS, par téléphone, par mail ou par courrier, vous êtes maitre de choisir le moyen de communication le plus adapté à votre client.

Le module Docu’SalesFlow ne se limite pas qu’à cela, il donne à vos clients la possibilité de :

Signer électroniquement vos contrats pour un retour client plus rapide en évitant le long cheminement des échanges courriers.
Payer en ligne de façon sécurisée, facilitant le règlement et finalisant ainsi le processus de vente plus rapidement.

Le retour sur investissement est rapide puisque l’un de nos clients a témoigné d’une réduction de 50 % de son encours Clients en 3 mois !

Couplé au module Docu’Analytics, il offre un pilotage du processus ADV via la conception de tableaux de bords et d’indicateurs de facturation permettant, de fait, d’analyser vos flux documentaires et d’évaluer l’efficacité opérationnelle du service d’administration des ventes.

Exemple d’indicateurs de suivi de facturation :

Échéance de paiement
Délais de paiement
Évolutions N vs N-1
Mises en recouvrement
Types de litiges

Et bien plus encore !

L'avenir appartient à ceux qui dématérialisent leurs processus d'administration des ventes

En 2025, la dématérialisation des processus d’administration des ventes ne sera plus un simple atout, mais une nécessité pour rester compétitif. Les entreprises qui choisiront de digitaliser leurs processus ADV bénéficieront d’une meilleure efficacité, d’une réduction des erreurs et d’une gestion simplifiée de leur cycle de vente. Celles qui s’accrochent aux méthodes traditionnelles risquent, quant à elles, de perdre en compétitivité, en réactivité et en satisfaction client. Il est donc crucial d’anticiper cette transformation et d’investir dans des solutions numériques telles que DocuWare et ses modules préconfigurés pour aborder l’avenir avec confiance.