Warum sollten Sie Ihre Vertriebsverwaltungsprozesse im Jahr 2025 dematerialisieren?

Passen Sie Ihre Vertriebsverwaltung an den Markt 2025 an

Im Jahr 2024 beschleunigt sich die digitale Transformation von Unternehmen weiter, angetrieben durch technologische Fortschritte und die Notwendigkeit, interne Prozesse zu optimieren. Die Vertriebsverwaltung (ADV) ist vor dieser Geißel nicht gefeit. Die Gesundheitskrise von 2020 wirkte als Katalysator und zwang Unternehmen dazu, ihre Organisation zu überdenken und digitale Lösungen einzuführen, um die Kontinuität ihrer Aktivitäten und die Reaktionsfähigkeit gegenüber ihren Kunden zu gewährleisten.

Prognosen für das Jahr 2025 zeigen, dass Unternehmen, die diese Transformation noch nicht begonnen oder abgeschlossen haben, Gefahr laufen, hinter ihre Wettbewerber zurückzufallen. Tatsächlich haben 34 % der Unternehmen bereits mehr als die Hälfte ihrer manuellen Prozesse automatisiert! Und Ihre Konkurrenten gehören zweifellos dazu!

Im Jahr 2025 werden Unternehmen, die Dematerialisierungslösungen einführen, besser gerüstet sein, um den Herausforderungen des Marktes zu begegnen und ihre Leistung zu verbessern. Außerdem: Nur noch 1 Jahr bis zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung!

Welche Rolle spielt der ADV-Dienst?

Die Vertriebsverwaltung (SA) ist das Herzstück des kommerziellen Betriebs vieler Unternehmen. Dieser Service verwaltet den gesamten Verkaufszyklus, von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung. Er ist die zentrale Schnittstelle zwischen den Vertriebsteams, der Logistik und den Kunden.

Zu den Aufgaben eines ADV-Dienstes gehören die Verwaltung von Bestellungen, das Erstellen und Versenden von Rechnungen, die Bearbeitung von Kundenstreitigkeiten, die Nachverfolgung von Beständen, die Nachverfolgung von Zahlungen und die Berichterstattung über die Verkaufsleistung. Dieser Service spielt auch eine strategische Rolle bei der Sicherstellung, dass Transaktionen effizient und reibungslos ablaufen, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens auswirkt.

Welche Aufgaben können dematerialisiert werden?

Heutzutage können fast alle ADV-Aufgaben dank digitaler Lösungen wie GEDs (Electronic Document Management) dematerialisiert werden. Hier einige Beispiele:

Auftragsverwaltung : Bestellungen können online über integrierte Managementsysteme (ERP) oder spezifische Plattformen eingegeben, validiert und verfolgt werden.
Elektronische Rechnungsstellung : Rechnungen können automatisch aus Bestellungen generiert, elektronisch versendet und in Buchhaltungssysteme integriert werden.
Überwachung von Zahlungen und automatische Erinnerungen : Bestimmte Tools wie EDM ermöglichen es Ihnen, Erinnerungen bei verspäteter Zahlung mit automatisierten Benachrichtigungen zu automatisieren.
Streitbeilegung : Beschwerden können über kollaborative Plattformen überwacht und gelöst werden, wodurch eine vollständige Rückverfolgbarkeit des Austauschs gewährleistet wird.
Analyse und Berichterstattung : Mit Business Intelligence (BI)-Tools können Sie sofortige Berichte zu Verkäufen, Leistung und Prognosen erstellen.
Archivierung : Die Dematerialisierung ermöglicht eine sichere elektronische Archivierung, die jederzeit zugänglich ist, wodurch die mit dem physischen Speicherplatz verbundenen Kosten gesenkt werden.

Die Vorteile der Dematerialisierung Ihrer Vertriebsverwaltungsprozesse

Im Jahr 2025 wird die Dematerialisierung der Prozesse notwendig, um eine reibungslose, sichere und fehlerfreie Vertriebsabwicklung zu gewährleisten, denn tatsächlich bietet dieser Übergang mehrere Vorteile:

Zeitersparnis und Effizienz : Wiederkehrende Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe in das Informationssystem, die Ausstellung von Rechnungen, die Archivierung oder Zahlungserinnerungen können automatisiert werden. Dadurch wird Zeit für Missionen mit höherer Wertschöpfung frei. Darüber hinaus verbringen die Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen durchschnittlich 30 % ihrer Zeit damit, Rechnungen manuell einzugeben, während die dematerialisierte Verarbeitung im Vergleich zur Papierverarbeitung eine Zeitersparnis von 50 bis 75 % bedeuten würde. (Quelle DocuWare)
Fehlerreduzierung : Die manuelle Eingabe ist anfällig für menschliches Versagen. Durch die Dematerialisierung lässt sich das Risiko von Tippfehlern, Vergesslichkeit oder Rechnungsfehlern um bis zu 90 % reduzieren (Quelle: AIIM, PricewaterhouseCoopers und Forrester Research). Durch die Automatisierung Ihrer Prozesse ist es auch möglich, andere Arten von Fehlern wie Duplikate, Unstimmigkeiten durch Abgleich usw. zu erkennen.

Bessere interne Zusammenarbeit und Zusammenarbeit mit Kunden : Der sofortige Zugriff auf in Echtzeit geteilte Informationen erleichtert die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen (Handel, Logistik, Finanzen) und verbessert die Reaktionsfähigkeit auf Kundenanfragen.
Höhere Kundenzufriedenheit : Eine schnellere und genauere Bearbeitung von Bestellungen und Streitigkeiten trägt zu einem besseren Kundenerlebnis bei, das für die Loyalität von entscheidender Bedeutung ist.
Verbesserte Nachverfolgung und Rückverfolgbarkeit : Tools wie EDM ermöglichen die Verfolgung jedes Schritts des Verkaufsprozesses und sorgen so für eine bessere Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Über die Phasen eines Prozesses hinaus ermöglicht Ihnen das EDM auch eine Visualisierung der von jeder Person an einem Vertragsdokument, beispielsweise einem Angebot, vorgenommenen Änderungen. Dies ist beispielsweise bei böser Absicht des Auftraggebers oder umgekehrt ein unwiderlegbarer Beweis.
Rechtskonformität : Mit der Zunahme von Vorschriften wie der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen in Europa trägt die Dematerialisierung dazu bei, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten, insbesondere im Hinblick auf Dokumentenmanagement und Archivierung. Daher glauben 55 % der Unternehmen, dass sie von der Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung profitieren werden, um ihre Prozesse zu verbessern. (Quelle: White Paper – Automatisierung für die neue Rolle des Finanzmanagements)

Die Risiken, die mit dem Festhalten am traditionellen Papierprozess verbunden sind

Unternehmen, die darauf beharren, ADV-Prozesse auf Basis von Papiertools oder veralteten Systemen aufrechtzuerhalten, setzen sich zahlreichen Risiken aus:

Reduzierte Produktivität: Die Papierhaltung in Ihrem Vertriebsverwaltungsprozess führt dazu, dass zahlreiche zeitaufwändige Aufgaben (Eingabe, Ablage usw.) ständig anfallen. Leider bedeutet dies auch, dass die Produktivität Ihrer Teams um 21,3 % sinkt, insbesondere aufgrund der psychischen Ermüdung, die diese mühsame Arbeit mit sich bringt, insbesondere wenn die Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente erheblich ist. (Quelle: DocuWare – Leitfaden „Ditch Paper“)
Eingabefehler : Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Fehlern in Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen, die zu verspäteten Zahlungen, Streitigkeiten oder dem Verlust von Kunden führen können.

Vergessene Mahnungen und finanzielle Verluste : Ohne Automatisierung können Zahlungserinnerungen vergessen werden, was zu Verzögerungen oder unbezahlten Schulden führt. Schlechtes Forderungsmanagement wirkt sich direkt auf den Cashflow des Unternehmens aus. In Frankreich wird die Höhe der verspäteten Zahlungen auf 20 Milliarden Euro geschätzt und ist zu 80 % auf KMU/VSE und zu 20 % auf mittelständische Unternehmen zurückzuführen. (Quelle DocuWare)
Mangelnde Sichtbarkeit und Rückverfolgbarkeit : Die manuelle Dokumentenverarbeitung erschwert die Nachverfolgung von Informationen, was zu Verzögerungen oder schlechter Kommunikation zwischen den Abteilungen führen kann.
Unfähigkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren : Unternehmen, die keine digitalisierten Prozesse eingeführt haben, laufen Gefahr, von der Konkurrenz überholt zu werden, insbesondere in Bezug auf Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit.
Kosten : Laut Gartner geben Unternehmen durchschnittlich 1–3 % ihres Umsatzes für den Dokumentendruck aus. Hinzu kommen die Kosten für die Archivierung, den Versand und die Aufbewahrung von Dokumenten sowie die Kosten für das Papier selbst. Beispielsweise gibt ein Unternehmen mit etwa hundert Mitarbeitern jedes Jahr zwischen 10.000 und 25.000 Euro für den internen Papierverbrauch und die Wartung der Geräte aus.
Nichteinhaltung von Gesetzen : Da sich die Gesetze zur Dematerialisierung von Rechnungen und Handelsdokumenten verschärfen, riskieren Unternehmen, die diese Änderungen nicht vorhergesehen haben, Bußgelder oder Sanktionen. Zur Erinnerung: Im Jahr 2026 tritt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Kraft!

Das Gewinnertrio: DocuWare, Docu'SalesFlow & Docu'Analytics

Um die Dematerialisierung in Ihrem Unternehmen umzusetzen, sind bestimmte Tools wie das DocuWare EDM unerlässlich. Tatsächlich ermöglicht Ihnen die DocuWare-Lösung die sichere Erfassung, Organisation und Archivierung von Dokumenten (Rechnung, Angebot, Vertrag, Anzahlung usw.) und automatisiert alle Ihre Geschäftsprozesse. Durch den Wegfall mühsamer manueller Aufgaben und des Aufwands bei der Verwendung freigegebener Ordner und Verzeichnisse gewinnen Sie mehr Zeit, um sich auf wichtige Aktivitäten zu konzentrieren.

Sobald Ihre Prozesse dematerialisiert sind, ist es an der Zeit, Ihre Vertriebsverwaltungsprozesse mit DocuSales'Flow . Als vorkonfiguriertes Modul für DocuWare zentralisiert Docu'SalesFlow alle Ihre kommerziellen Dateien und beschleunigt alle Ihre ADV-Prozesse durch die Automatisierung personalisierter Versendungen für Rechnungen, Angebote oder Vertragserinnerungen. Ob per SMS, Telefon, E-Mail oder Post – Sie entscheiden selbst, welches Kommunikationsmittel für Ihren Kunden am besten geeignet ist.

Das Docu'SalesFlow-Modul ist nicht darauf beschränkt, es bietet Ihren Kunden die Möglichkeit:

Unterzeichnen Sie Ihre Verträge elektronisch, um ein schnelleres Kundenfeedback zu erzielen, indem Sie den langwierigen Prozess des Postaustauschs vermeiden.
sicher online

Der Return on Investment ist schnell, da einer unserer Kunden von einer Reduzierung seiner Außenstände um 50 % innerhalb von 3 Monaten berichtete!

In Verbindung mit dem Docu'Analytics- bietet es die Verwaltung des ADV-Prozesses über die Gestaltung von Dashboards und Rechnungsindikatoren, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Dokumentenflüsse zu analysieren und die betriebliche Effizienz der Vertriebsverwaltung zu bewerten.

Beispiel für Rechnungsverfolgungsindikatoren:

Fälligkeitsdatum der Zahlung
Zahlungsfristen
Entwicklungen N vs. N-1
Sammlungen
Arten von Streitigkeiten

Und noch viel mehr!

Die Zukunft gehört denen, die ihre Vertriebsverwaltungsprozesse entmaterialisieren

Im Jahr 2025 wird die Dematerialisierung der Vertriebsverwaltungsprozesse kein einfacher Vorteil mehr sein, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die sich für die Digitalisierung ihrer ADV-Prozesse entscheiden, profitieren von größerer Effizienz, weniger Fehlern und einer vereinfachten Verwaltung ihres Verkaufszyklus. Wer an traditionellen Methoden festhält, riskiert den Verlust von Wettbewerbsfähigkeit, Reaktionsfähigkeit und Kundenzufriedenheit. Daher ist es wichtig, diesen Wandel zu antizipieren und in digitale Lösungen wie DocuWare und seine vorkonfigurierten Module zu investieren, um zuversichtlich in die Zukunft zu blicken.