Wie kann man die Kontrolle über Ihren Kaufkanal strukturieren?

Umsatz zum Nachteil von Einkäufen ...

Derzeit ist die Mehrheit der Unternehmen mehr mit Umsätzen als mit dem Umsatz betroffen, als ihren Einkaufsprozess zu optimieren. Sie erkennen jedoch nicht nur, dass sie in dieser Zeit Opfer eines finanziellen Verlusts bei ihren Einkäufen sind. In der Tat kann die mangelnde Kontrolle der Kaufkette zu Überladen und ungerechtfertigten Kosten von Lieferanten führen.

Beispielsweise beträgt Beschwerden von Vermögenswerten von Unternehmen von Lieferanten nur 1%. Dies ist vor allem auf mangelnde Kontrolle und Erkennung von Fehlern oder Abrechnungsunterschieden zurückzuführen.

Die Herausforderungen des Kauf- und Buchhaltungsdienstes

Um die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu gewährleisten, ist es wichtig, jeden Prozess innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Heute können Ihre für Einkäufe und Buchhaltung zuständigen Teams mit mehreren Herausforderungen stehen.

Mangel an Rückverfolgbarkeit der Kaufkette: Wenn die Dokumente zwischen verschiedenen Systemen verteilt sind, wird es schwierig, die Schritte eines Kaufs zu befolgen. Dieses Fehlen von Rückverfolgbarkeit kann zu einem Verlust kritischer Informationen, Verzögerungen bei Validierungen und Fehlern bei Zahlungen führen.

Management von Überladungen und Ausgabenmanagement: Surfektationen oder Abrechnungsfehler sind in vielen Organisationen wiederkehrende Probleme. Ohne strenge Kontrolle zahlen Unternehmen möglicherweise höhere Beträge als in Verträgen. Darüber hinaus verhindert eine schlechte Sichtbarkeit von Ausgaben die Kontrolle über das Budget und fundierte Entscheidungen.

Suche nach Einkaufsdokumenten: In einer Umgebung, in der Dokumente (Bestellformular, Liefernotizen, Rechnungen, Verträge usw.) häufig in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Unterstützungen gespeichert werden, kann es mühsam sein, präzise Informationen zu finden. Diese Ineffektivität wirkt sich direkt auf die Produktivität und Zufriedenheit der Stakeholder aus.

Methoden zur Struktur der Einkaufskontrolle

Um die Herausforderungen zu bewältigen, die Ihre Teams auftreten und die Kontrolle Ihres Kaufkanals strukturieren, müssen verschiedene Methoden und Tools implementiert werden.

Zentralisierung von Kaufdokumenten: Die Zentralisierung von Kaufdokumenten ist ein entscheidender Schritt. Sie können dauerhaft einen Überblick über die aktuellen und eingezäunten Befehle haben. Der Zugriff auf Dokumente zu diesen Bestellungen zur Kontrolle der Kosten ist ebenfalls schneller. Ein zentrales System vermeidet auch Duplikate und verringert das Risiko eines Dokumentenverlusts.

Rationalisierung des Lieferantengremiums: Durch die Reduzierung der Anzahl der Lieferanten und durch Halten von nur die zuverlässigsten kann Ihr Unternehmen nicht nur bessere Bedingungen aushandeln, sondern auch die Überwachung von Börsen und Zahlungen vereinfachen. Durch die Rationalisierung des Lieferantengremiums ermöglicht es daher, die Kaufkontrolle zu erleichtern, aber auch Lieferantenkonten beispielsweise zu erkennen.

Automatisierung des Betriebs : Automatisierung von Prozessen, z. B. die Eingabe von Rechnungen oder Annäherung zwischen Bestellungen und Rechnungen, reduziert menschliche Fehler und Verarbeitungszeiten. GED -Lösungen können auch verwendet werden, um Anomalien zu erkennen oder mögliche Risiken zu identifizieren.

Vermögensbedarf: Die Verwaltung von Vermögenswerten ist ein oft übersehener Schritt. Wenn Sie jedoch sicherstellen, dass Vermögenswerte, die mit Rückgaben oder Streitigkeiten verbunden sind, ordnungsgemäß berücksichtigt werden, kann ein erheblicher Finanzhebel darstellen. Ein gutes Management erfordert strenge Dokumentation und spezifische Überwachung. Bei Docu'Module erhöhten unsere Kunden vor der Umsetzung des Dokumentarfilms ihre Vermögensmengen um 1% auf 4%. Dies entspricht rund 200.000 Euro, die aus einem Kaufumschlag von 5 Millionen zurückgewonnen wurden.

Ged Docoware

Nachdem Sie nun die Methoden kennen, um die Kontrolle Ihres Kaufkanals zu strukturieren, ist es an der Zeit, das Tool auszuwählen, mit dem Ihre Kauf- und Buchhaltungsteams sie anwenden können. Daher ist die DOCUware Electronic Management Solution (GED) das ideale Werkzeug. Es ermöglicht es, die Verwaltung aktueller Einkaufsprozesse zu dematerialisieren und zu automatisieren: Verarbeitung aktueller Bestellungen, Verträge und Lieferantenrechnungen, aus der Erfassung von Dokumenten, der Integration in ERP, bis zur automatischen Extraktion von Daten und Validierung.

Docu'Procurement

Docu'Procurement ist ein vorkonfiguriertes Modul für die GED Docuware, die die Kaufkontrolle verbessert, indem Unternehmen Zeit und Geld sparen können.

Die Lösung ermöglicht es, den gesamten Kaufprozess zu steuern, indem automatisch vollständige Dateien bestehen, die alle Dokumente zur gleichen Reihenfolge oder Geschäftsauftragsnummer zusammenführen. Diese Konsolidierung erleichtert die Kontrolle des Prozesses von einem Ende zum anderen: Von der Kaufanfrage zur Validierung der Lieferantenrechnung.

Darüber hinaus bietet die Überwachung mit der Bestellnummer eine präzise Rückverfolgbarkeit, um die Kaufkette leicht wieder zusammenzustellen und die Rechtfertigung für jeden Aufwand zu überprüfen.

Stellen Sie Ihre Einkaufsdokumente zusammen:

Rechnungen und Vermögenswerte
Lieferantenangebot
Lieferantenzielbestellung Bestellung
Bestätigung des Erhalts der Bestellung
Lieferschein
Rückgabe im Fehlerfall