Optimieren Sie das saisonale Vertragsmanagement dank EDM?

HR -Management und Digitalisierung: Saisonale Herausforderungen stellen

Eine große Anzahl von Unternehmen (Restaurants, Hotels, Textilien usw.) erlebt saisonale Aktivitätsgipfel , die sie zum vorübergehenden Einstellungen vorantreiben. In den letzten Jahren hat der Mangel an saisonalen Arbeitnehmern starke Rekrutierungsspannungen erzielt und das Angebot in der Hochsaison beeinflusst.

Angesichts dieser Situation müssen Unternehmen ihre Saisonarbeiter anziehen und behalten, um die Kosten und die Zeit für die Ausbildung neuer Mitarbeiter jedes Jahr zu begrenzen. In den letzten Jahren haben sich die Kandidaten jedoch verändert, sie sind zahlreicher, aber anspruchsvoller. Sie suchen nach Unternehmen mit flüssiger und gut beaufsichtigter Erfahrung. Effizientes und strukturiertes Management von angestellten Dateien wird dann zu einem Problem und zu einem Vermögenswert für HR -Teams.

Um diese Herausforderungen zu meistern, übernehmen viele Unternehmen Dokumente Electronic Management Solutions (EDM), um das Management ihrer saisonalen Verträge zu optimieren und alle HR -Dokumente zu automatisieren und zu sichern. Dies ermöglicht es ihnen, ihre angesagte Erfahrung zu verbessern.

Dokumentmanagement, ein Problem für saisonale Unternehmen

Ein erhebliches Dokumentvolumen

Die Rekrutierung von Saisonarbeitern erzeugt einen großen Dokumentenfluss und mobilisiert einen großen Teil der Zeit der HR -Teams. In jeder Phase der Reise des Mitarbeiters ist eine Vielzahl von Dokumenten zu erfassen, zu verarbeiten und zu archivieren:

Während des Rekrutierungsprozesses : Verwaltung von Anwendungen und unterstützenden Dokumenten.
Während der Integration : Arbeitsverträge, Vermerke, Briefe, die mit Mitarbeitern ausgetauscht wurden und Dokumente wie Zertifikate, Kopien von offiziellen Dokumenten, Validierungsdokumenten usw.
Während des Lebens des Saisonarbeiter im Unternehmen : Bezahlte Feiertage, Arbeitsunterbrechungen und Schulungen.
Während des Ausgangs der Mitarbeiter : Ausgabe und Lieferung des Arbeitsbescheinigung, Zertifikat Pôle Emploi und für einen Kontostand erhalten.

Verwalten Sie den Zugriff auf Informationen

HR Services manipulieren und verarbeiten persönliche Informationen zu ihren saisonalen Mitarbeitern (wichtige Karten, CNI, Bankdetails usw.). Sehr strenge Gesetze und Vorschriften wie die DSGVO überwachen die Verwendung und Zugänglichkeit dieser Daten. Personalabteilungen steuern den Zugriff auf diese Informationen, damit nur autorisierte Personen dies lesen können.

Verwalten Sie den Zyklus und die Lebensdauer von Dokumenten innerhalb des Unternehmens

Alle Informationen und Dokumente, die sich auf den Saisonarbeiter beziehen, dürfen keine Ad -Vitam Aeternam . Sie haben eine begrenzte Lebensdauer . Sie werden während der Anwesenheit des Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens aufbewahrt. Einige müssen über den Abgang des Arbeitnehmers hinaus gehalten werden, um die Buchhaltung, die sozialen oder steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Lohn- und Gehaltsbulletins und Verträge sind beispielsweise 5 Jahre lang erhalten.

EDM, eine Lösung zur Vereinfachung des Managements saisonaler Verträge

Zeitsparung und Sicherheit für HR -Teams

Verwalten von Saisonarbeitern beinhaltet die Befolgung eines großen Teils von Verträgen , Unterstützung von Dokumenten, Vermerken usw. Ein GED speichert alle diese Dokumente an einem Ort und macht sie je nach den Rechten der Benutzer zugänglich. Dank dieses schnellen Zugangs funktionieren die Humanressourcen effektiver, forschen Sie einfacher und leichter auf die doppelten Anfragen von Dokumenten, die von Mitarbeitern erstellt wurden.

Wenn ein saisonaler Rückkehr von einem Jahr zum nächsten kehrt, müssen die HR -Teams nicht mehr die gleichen Unterstützungsdokumente mehrmals sammeln. Jeder Mitarbeiter hat eine digitale Datei , in der die Teams alle seine Informationen klassifizieren.

Mit GED generieren, speichern und senden Sie Dokumente in digitalem Format , die den Einstellungsprozess beschleunigen und das Management saisonaler Verträge vereinfachen.

Intelligente Klassifizierung

Mit der Frage von mehreren Dutzend verschiedenen Dokumenten durch Mitarbeiter ist es erforderlich, eine strenge Klassifizierung festzulegen . Mit der erhöhten Arbeitsbelastung können Fehler oder Klassifizierungs vergessen auftreten. GED kann die Dokumente dank einer Lektüre und Anerkennung des Inhalts intelligent indizieren. Zum Beispiel wird der Gehaltsabschluss des saisonalen Mitarbeiters seiner Akte ohne Maßnahmen von der Personalabteilung hinzugefügt.

Automatisierung von Validierungen und Unterschriften

Die elektronische Dokumentverwaltung geht weiter als die einfache Digitalisierung der Daten und ermöglicht es auch, Schlüsselprozesse zu automatisieren. Saisonale Verträge müssen schnell von verschiedenen Akteuren (Personalabteilung, Managern, Management) validiert werden. Dank EDM automatisiert ein Workflow diese Validierungen, indem sie jeden Beteiligten über die zu erfüllenden Maßnahmen informiert.

Für saisonale Verträge ist die Unterschrift vor Beginn der Missionen eine gesetzliche Verpflichtung. GED -Lösungen und Docuware enthalten elektronische Signaturmodule, um diese Signaturschritte zu beschleunigen. Dank dieser Lösungen sind 60 % der Dokumente in weniger als 15 Minuten unterzeichnet .

Automatische Archivierung und rechtliche Einhaltung

Aus rechtlichen Gründen müssen saisonale Verträge mehrere Jahre lang aufbewahrt werden. Ein GED bietet automatische Archivierung in einem sicheren digitalen Safe . Dies ermöglicht es, den in Kraft getretenen Vorschriften, einschließlich der gesetzlichen Erhaltungsfristen, einzuhalten und das Risiko eines Verlusts zu vermeiden.

Überwachung von Vertragsfristen und Erneuerung

Saisonale Verträge sind festgelegt, ihre Erneuerung oder ihr Ende müssen präzise verwaltet werden. Inmitten der Saison müssen die Humanressourcen gleichzeitig eine große Anzahl von Verträgen verwalten. GED ermöglicht es, Erinnerungen und Benachrichtigungen , um das Vergessen zu vermeiden.

Ged Docoware

Nachdem Sie die Vorteile eines Unternehmens zur Verwendung eines GED kennen, können Sie die Lösung auswählen, mit der Sie die Verwaltung Ihrer saisonalen Dateien erleichtern können. Die DOCUware Electronic Management Solution (EDM) ist die ideale Lösung. Sie können den gesamten Verwaltungszyklus von Angestellten von der Sammlung von Dokumenten bis zur Archivierung, einschließlich ihrer elektronischen Signatur, der Überwachung von Termine usw., Mit einer schnellen Integration in die SIRH garantiert Docuware einen schnellen, sicheren und strukturierten Zugriff auf alle Ihre HR -Informationen.

Docu'hreressource

Docu'Sreice ist ein vorkonfiguriertes Modul für die GED -Dokuware, um das Personalmanagement zu optimieren und zu automatisieren . Es bietet Ihnen optimierte Verwaltung und Follow -up von A bis Z Ihrer Angestellten.

Die Lösung ermöglicht es, den Lebenszyklus von Saisonarbeitern effektiv zu verwalten und ihre Veröffentlichung einzustellen. Fluidify Ihren Onboarding -Prozess dank Automatisierungsfunktionen wie automatischem Senden eines Jobformulars, der Übertragung des Vertrags in elektronischer Signatur usw. Durch die Automatisierung dieser Prozesse sparen Sie Ihren Teams wertvolle Zeit.

Yousign Electronic Signature Moduls (EIDAS Qualification) ermöglicht DOCU'Sreice die flüssige und sichere Verwaltung Ihrer Angestellten.

Steuern Sie Ihre HR -Prozesse einfach:

Management von Arbeitsverträgen und Vermerken
Follow -up -Abwesenheiten und verlassen
Krankheitsmanagement, Unfälle und medizinisches Follow -up -up
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