Dokumentieren Sie Metadaten und Leistungsindikatoren

Dokumentmetadaten verwenden!

Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) wird oft als eine Möglichkeit angesehen, Dokumente zu zentralisieren und zu digitalisieren, um den Zugriff und die Recherche zu erleichtern. Obwohl dies das eigentliche Wesen von EDM ist, verbirgt es einen Mehrwert, der manchmal unterschätzt wird: die Nutzung von Dokumentmetadaten. Diese Informationen stellen eine Fülle wertvoller Daten dar, die, ausgedrückt in Leistungsindikatoren, CEOs und Manager bei ihrer strategischen Entscheidungsfindung unterstützen können.

Von da an wird das EDM zu einem echten Werkzeug zur Verwaltung der Unternehmensaktivitäten.

Was sind Metadaten und warum sind sie so wichtig?

Metadaten sind Informationen, die die Attribute eines Dokuments beschreiben. Dazu gehören Dinge wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Version, Dateityp und mehr. Tatsächlich können sie Daten enthalten, die sich speziell auf die Verwendung oder den Status eines Dokuments beziehen, wie z. B. Informationen zu Genehmigungen, Revisionszyklen, Zugriffsrechten usw.

Die Rolle von Metadaten besteht daher darin, Dokumente zu indizieren und ihre Suche in einem EDM-System zu erleichtern und so den Zugriff auf Informationen schnell und effizient zu ermöglichen. Doch wie wir sehen werden, geht ihr Potenzial weit über eine einfache SEO-Funktion hinaus.

Metadaten in der strategischen Entscheidungsfindung

Dokumentdaten allein reichen oft nicht aus, um einen vollständigen Überblick zu geben. Im Gegensatz dazu ermöglichen Metadaten ein ganzheitlicheres Verständnis von Trends und Interaktionen innerhalb des Unternehmens. So greifen sie in strategische Entscheidungen ein:

Antizipation von Bedürfnissen und Risiken : Durch die Analyse von Dokumentmetadaten ist es möglich, Trends zu erkennen, wie z. B. verstärkte Konsultationen eines bestimmten Dokumenttyps oder wiederholte Verzögerungen bei bestimmten Prozessen. Dadurch können Führungskräfte proaktive Entscheidungen treffen, um die betriebliche Effizienz zu verbessern oder Risiken zu antizipieren, bevor sie eintreten.

Geschäftsprozessoptimierung : Mithilfe von Metadaten können Engpässe in Validierungsprozessen oder Dokumentüberprüfungszyklen identifiziert werden. Eine eingehende Analyse der Verzögerungen zwischen den einzelnen Verarbeitungsschritten eines Dokuments kann Verbesserungsbedarf aufzeigen und so eine bessere Ressourcenzuweisung ermöglichen.

Verbesserte Produktivität und Effizienz : Durch die Nutzung von Metadaten können Unternehmen die Aufgabenzuweisung optimieren. Wenn beispielsweise ein bestimmter Dokumenttyp häufig von demselben Team aktualisiert wird, kann es interessant sein, zusätzliche Mitglieder zu schulen, um die Arbeitsbelastung zu verringern und ein hohes Leistungsniveau aufrechtzuerhalten.

Anwendungsfälle von Metadaten in Leistungsindikatoren

Dokumentmetadaten erweisen sich als sehr umfangreich, wenn sie in Form von Leistungsindikatoren verwendet werden. Nehmen Sie zum Beispiel ein DMS-System, das alle Dokumente rund um den Einkauf, den Verkauf, die Personalabteilung oder die Qualitätsabteilung zentralisiert. Hier einige Beispiele für Anwendungsfälle:

Einkaufsabteilung : Sobald die Metadaten in Form von Indikatoren ausgedrückt sind, können die Teams der Einkaufsabteilung die Ausgaben nach Lieferant, anfordernder Abteilung, Art, Zahlungsmethode usw. analysieren. Dank der direkten Visualisierung verschiedener Elemente wie Validierungs- und Bearbeitungszeiten, Streitfalltypologien, Fristenüberwachung und vielem mehr haben sie außerdem die Möglichkeit, ihren Prozess zu analysieren.

Personalabteilung : Die Integration von Metadaten in Berichtstools ermöglicht es Teams, Mitarbeiterverträge zu überwachen (nach Belegschaft, Kategorie, Ablaufdatum usw.), Abwesenheiten zu verwalten (Krankheitsurlaub, Urlaub, Fehlzeitenquote, Planung …), aber auch die Einstellung zu überwachen (Anzahl, Dauer, Service, Analyse von Anwendungen usw.).

Vertriebsabteilung : Metadaten werden für diese Abteilung zu echten Goldinformationen, da sie es ihr ermöglichen, die Geschäftsaktivitäten im wahrsten Sinne des Wortes zu verwalten. Tatsächlich ist es beispielsweise möglich, die Konversionsrate von Angeboten und den Geschäftsumfang zu verfolgen und gleichzeitig Filter für den Kundenstandort oder Produkttypen hinzuzufügen. Auf diese Weise können Teams Bereiche erkennen, in denen der Umsatz schwach ist, und strategische Entscheidungen treffen, um eine bessere Geschäftsentwicklung sicherzustellen. Die Vertriebsverwaltung hat außerdem die Möglichkeit, Rechnungen zu überwachen (Fälligkeitsdatum und Zahlungsfristen, Entwicklung N vs. N-1, Inkasso, Art der Streitigkeiten usw.).

Qualitätsabteilung: Die Qualitätsabteilung kann ihrerseits Metadaten verwenden, um den Status der Dokumentation zu überwachen, insbesondere nach Status: Entwurf, Validierung, Genehmigung, Verteilung. Dadurch ist es auch möglich, Bearbeitungszeiten und die Anzahl möglicher Verzögerungen zu überwachen. Andere Elemente können kontrolliert werden, wie z. B. Überprüfungsfristen, um Nichtkonformitäten nach Art, Service usw. zu verfolgen.

Integration von Metadaten in Reporting-Tools

Um den größtmöglichen Nutzen aus Metadaten zu ziehen, ist ihre Integration in Berichtstools von entscheidender Bedeutung. Viele moderne EDM-Systeme verfügen heute über Berichtsfunktionen, die eine Echtzeitvisualisierung wichtiger Daten und die Erstellung automatisierter Berichte ermöglichen. Diese Integration bringt mehrere Vorteile mit sich:

Vereinfachte Zentralisierung und Visualisierung : Berichtstools zentralisieren Daten und sorgen für eine klare Visualisierung, sodass sie für Entscheidungsträger einfacher zu interpretieren sind. Interaktive Dashboards helfen dabei, Metadaten auf einen Blick zu aggregieren und zu analysieren.

Automatisierung und Personalisierung von Berichten : EDM-Lösungen mit automatisierten Berichtsfunktionen ermöglichen die Erstellung personalisierter Berichte, angepasst an die Bedürfnisse jeder Abteilung. Beispielsweise können Personalmanager Kennzahlen im Zusammenhang mit der Bearbeitungszeit von Einstellungsdokumenten verfolgen, während Vertriebsteams sich auf Vertragsgenehmigungszeiten konzentrieren können.

Leistungsverfolgung in Echtzeit : Gut gestaltete Berichte ermöglichen die Echtzeitverfolgung der Geschäftsleistung mithilfe von aus Metadaten gesammelten Daten. Entscheidungsträger können so bei schwachen Signalen schneller reagieren und ihre Strategie an die beobachteten Entwicklungen anpassen.

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Die Dashboards sind anpassbar und somit ein hochmodulares Tool, um den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens und seiner Dienste gerecht zu werden.

Wie Sie sicher verstanden haben, ist Docu'Analytics für Sie als DocuWare EDM- DIE ideale Lösung, um Dokumentmetadaten zu nutzen und Ihre Geschäfts-KPIs mit nur einem Klick zu visualisieren!

Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwendung von Metadaten

Obwohl die Vorteile von Metadaten zahlreich sind, ist ihre Nutzung nicht ohne Herausforderungen. Zu den Hindernissen zählen:

Datenvolumen : Die Verwaltung von Metadaten in einer großen Organisation erzeugt eine große Menge an Informationen. Um diese Ströme effektiv verwalten zu können, sind effiziente EDM-Systeme und Datenanalysetools unerlässlich.

Datenqualität : Dokumentmetadaten müssen korrekt und aktuell sein, um verwendbar zu sein. Die Umsetzung strenger Regeln für die Eingabe und Qualitätskontrolle von Metadaten ist daher unerlässlich.

Datenschutz und Sicherheit : Metadaten können vertrauliche Informationen preisgeben. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ihre Sicherheit durch Zugriffs- und Rechteverwaltungssysteme zu gewährleisten, um die Vertraulichkeit strategischer Informationen zu gewährleisten.

Dokumentieren Sie Metadaten als Herzstück Ihrer Leistung

Metadaten sind ein strategischer Vermögenswert für moderne Unternehmen. Über die einfache Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumenten hinaus bietet EDM, angereichert mit Metadaten, eine wertvolle Informationsquelle, die strategische Entscheidungen unterstützt und zur Verbesserung der Geschäftsleistung beiträgt. Durch die Integration mit fortschrittlichen Reporting-Tools können Entscheidungsträger diese Daten nutzen, um Entwicklungen in ihrer Organisation in Echtzeit zu überwachen und auf der Grundlage der gesammelten Erkenntnisse zu handeln.

Unternehmen, die wissen, wie man Metadaten effektiv nutzt und die damit verbundenen Herausforderungen meistert, verfügen somit über einen großen Wettbewerbsvorteil in einem wirtschaftlichen Umfeld, in dem Reaktionsfähigkeit und Präzision von Entscheidungen von entscheidender Bedeutung sind.