Elektronische Signatur: Effizientes Dokumentenmanagement!

Elektronische Signatur als wesentliches Instrument zur Dematerialisierung

Zum Zeitpunkt der digitalen Transformation wird die Dematerialisierung von Dokumenten als strategische Säule für Unternehmen auferlegt. Es gibt jedoch viele Prozesse, die noch teilweise manuell sind und die erwarteten Effizienzgewinne verlangsamen. Dies ist insbesondere bei der Unterzeichnung von Dokumenten , die zu oft noch von Hand durchgeführt werden, mit allem, was Langsamkeit, Fehlerrisiken oder Nichteinhaltung beinhaltet.

In diesem Zusammenhang sticht die elektronische Signatur als Instrument, das sowohl sicher, legal als auch produktiv ist, um Dokumentarfilmprozesse vollständig zu digitalisieren. Aber konkret, was ist elektronische Signatur? Wie funktioniert es? Welche Vorteile bietet es für Verwaltungs-, Finanz- oder Personalabteilungen? Wie kann ich die elektronische Signatur im Mittelpunkt Ihrer Geschäftsprozesse integrieren?

Die Herausforderungen der handgeschriebenen Signatur in Unternehmen

Trotz der Digitalisierung von Dokumenten drucken viele Unternehmen auch heute weiterhin Verträge oder HR -Dokumente, um sie von Hand zu unterschreiben. Diese Praxis wirft mehrere Probleme auf:

Langsamkeit des Prozesses : Zwischen Postsendung, Unterschrift, Rückkehr und Archivierungsfristen werden die Validierungszyklen unnötig erweitert.
Fehlerrisiken : Versionsfehler, Signaturüberwachung, verlorene Dokumente ...
Versteckte Kosten : Druck, Emanzipation, Lagerung, Handbuchmanagement ...
Rechtssicherheit : Schwierigkeiten, die Echtheit einer handgeschriebenen Unterschrift im Falle eines Streits zu beweisen.
Nichteinhaltung der regulatorischen Anforderungen : insbesondere in stark beaufsichtigten Sektoren wie Finanzen oder Humanressourcen.

So viele Bremsen, die Projekte verlangsamen, das Mitarbeiter- und Kundenerlebnis verändern und die Einhaltung des Unternehmens schwächen.

Was ist elektronische Signatur?

Die elektronische Signatur ist ein Mechanismus, um die Integrität eines digitalen Dokuments zu gewährleisten und seine Unterzeichnung zu authentifizieren. Im Gegensatz zum einfachen Bild einer gescannten Signatur basiert es auf kryptografischen Prozessen, um sicherzustellen:

Die Authentizität des Senders,
Inhaltsintegrität (keine Änderung möglich nach der Signatur) ,
Nicht -Repudiation (das Unterzeichner kann nicht leugnen, dass das Dokument unterschrieben wurde).

Es hat einen rechtlichen Wert, der der einer handgeschriebenen Unterschrift in der Europäischen Union (EIDAS -Verordnung) entspricht, vorausgesetzt, die technischen und regulatorischen Anforderungen.

Wie funktioniert die elektronische Signatur?

Der Betrieb basiert auf der Verwendung von digitalen Zertifikaten , die von Comfi day Certification Credities (AC) ausgestellt wurden. Wenn ein Unterzeichner seine elektronische Signatur anstellt, ist das System:

Generiert einen einzigartigen kryptografischen Abdruck
Assoziiert diesen Abdruck mit der Identität des Unterzeichners über sein Zertifikat.
Verkauft alles in einer Datei, die nicht mehr geändert werden kann, ohne die Signatur zu ändern.

Der Prozess wird häufig durch Signaturplattformen erleichtert, die in Dokumentverwaltungslösungen (GED) integriert sind und eine flüssige und automatisierte Erfahrung ermöglichen.

Was sind die Vorteile der elektronischen Signatur?

Die Einführung elektronischer Signatur in Geschäftsprozessen bietet konkrete und unmittelbare Gewinne:

Zeit und Produktivität sparen

Die Validierungszyklen gehen von mehreren Tagen auf wenige Minuten. Es ist nicht erforderlich, Unterschriften zu drucken, zu scannen, zu senden oder zu warten.

Kostensenkung

Wirtschaftlichkeit beim Druck-, Emanzipations-, Archivierungs- und Schaltzeitkosten.

Rechtssicherheit

Die elektronische Signatur garantiert die Rückverfolgbarkeit, Authentizität und Integrität von Dokumenten mit einem hohen Beweisniveau im Falle eines Streits.

Verbesserung der Benutzererfahrung

Mitarbeiter, Partner oder Kunden können jederzeit über einen einfachen sicheren Link überall unterschreiben.

Vorschriftenregulierung

Elektronische Signaturen werden dank der EIDAS -Regulierung in der gesamten EU gesetzlich anerkannt und entsprechen RGPD, ISO 27001 -Standards usw.

Integration der elektronischen Signatur in Geschäftsprozesse

Die Wirksamkeit der elektronischen Signatur basiert auf ihrer Flüssigkeitsintegration in vorhandene Geschäftstools, insbesondere EDM -Systeme. Hier sind einige konkrete Anwendungsfälle:

HR - Humanressourcen

Unterschrift von Fernbeschäftigungsverträgen,
Validierung der Kosten von Kosten oder Vermerken,
Signatur von digitalen Gehaltsabschlägen.

Finanzen & Buchhaltung

Genehmigung von Bestellung oder Rechnungen,
Unterschrift von Bilanzen oder Steuererklärungen,
Validierung von SEPA -Mandaten.

Einkäufe und legal

Unterschrift von Lieferantenverträgen,
Genehmigung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA),
Automatische Überwachung und Archivierung von Dokumenten.

Generaldirektion

Genehmigung strategischer Entscheidungen,
Unterschrift offizieller Verwaltungsdokumente.

Die Integration in eine GED -Plattform ermöglicht es, alle diese Dokumente in Einklang mit den regulatorischen Verpflichtungen sicher zu zentralisieren, zu verfolgen und zu archivieren.

Probleme, die durch elektronische Signatur gelöst werden

Die elektronische Signatur ist nicht auf zeitliche Einsparungen beschränkt: Sie erfüllt wichtige Fragen der Dokumentarfilm Governance :

Löschen von Bruchbrochenen in digitalen Workflows,
Reduzierung des Fehlerrisikos oder Dokumentarfilmverlusts,
Verstärkung der Einhaltung der Regulierung (Archivierung mit Beweisen),
Sicherung sensibler Börsen (HR, Finanziers, legal),
Fluidifizierung der Kunden / Lieferantenbeziehungen durch bessere Reaktionsfähigkeit.

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- Erhöhung der Conversion -Rate von 45 % dank der Digitalisierung von Signaturrouten.
Sicherheit und Konformität
- Schutz vor Fälschungen und rechtlichen Beweisen
- Gesamteinhaltung der EU -Standards und Datenspeicherung auf europäischen Boden.

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Die elektronische Signatur ist ein wesentlicher Ziegelstein eines effizienten digitalen Dokumentarfilm -Ökosystems. In Verbindung mit anderen Modulen wie sicherer Online -Zahlung , legaler Archivierung oder automatisierten Validierungsströmen können Sie eine agile, konforme und belastbare Organisation erstellen.

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