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Comment gagner de l’argent sur vos achats BtoB ?

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Savoir vendre c’est bien, savoir acheter c’est mieux

Dans beaucoup d’entreprises, toute l’attention est portée sur les ventes : augmenter le chiffre d’affaires, conquérir de nouveaux clients, développer des marges…

Cependant, il n’y pas seulement les ventes qui peuvent rapporter de l’argent. Un autre levier tout aussi puissant est régulièrement délaissé par les entreprises peut l’être : les achats.

En effet, une mauvaise gestion des achats peut coûter très cher. Certaines entreprises perdent chaque année des sommes considérables dû à plusieurs raisons :

  • surfacturations non détectées,
  • dépenses injustifiées ou en doublon,
  • mauvais suivi des contrats fournisseurs,
  • manque de visibilité sur la chaîne d’achats.

Ces phénomènes réduisent directement la rentabilité mais peuvent être identifiés et corrigés facilement.

savoir acheter en BtoB
surfacturation achats BtoB
  • Les différentes pertes d'argents sur les achats BtoB

La surfacturation

Les erreurs de facturation sont plus fréquentes qu’on ne le croit : quantité facturée supérieure à la quantité livrée, prix erronés, ou conditions contractuelles non respectées. Sans contrôle, ces erreurs passent souvent inaperçues.

Solutions :

  • Mettre en place un processus systématique de rapprochement entre bon de commande, bon de livraison et facture.
  • Définir des contrôles automatiques et réguliers pour s’assurer que chaque facture correspond exactement à ce qui a été commandé et reçu.

Les dépenses injustifiées ou en doublon

Un même achat peut être payé deux fois (facture dupliquée), ou une dépense peut être engagée sans validation claire. Dans les organisations où plusieurs services achètent indépendamment, ce phénomène est courant.

Solution :

    • Centraliser les achats via un processus unique, validé par une hiérarchie ou un responsable dédié.
    • Standardiser la gestion des factures pour détecter automatiquement les doublons.
    • Instaurer un suivi régulier permettant de rattacher chaque dépense à un bon de commande ou à une demande validée.
dépenses injustifiées en achats BtoB
Suivi des contrats fournisseurs sur achats BtoB

Le manque de suivi des contrats fournisseurs

Sans gestion rigoureuse, il est fréquent que les entreprises paient des prestations ou services à des tarifs dépassés, ou se voient appliquer des conditions différentes de celles négociées. Des renouvellements tacites non anticipés peuvent également générer des coûts évitables.

Solution :

  • Centraliser et classer tous les contrats fournisseurs de manière accessible.
  • Suivre systématiquement la conformité des factures par rapport aux conditions contractuelles.
  • Mettre en place des alertes avant les échéances pour éviter les reconductions automatiques non souhaitées.

Le manque de visibilité globale sur les achats

Quand les documents liés aux achats (demandes, bons de commande, contrats, factures) sont éparpillés dans différents services ou systèmes, il devient difficile de vérifier la légitimité d’une dépense. Cela entraine une perte de temps, un manque de traçabilité, et des opportunités d’économies ratées.

Solution :

  • Centraliser l’ensemble des documents achats dans un référentiel unique.
  • Donner aux équipes un accès rapide aux pièces justificatives pour chaque dépense.
  • Mettre en place des tableaux de bord permettant de piloter la chaîne achats avec une vision claire et complète.
visibilité sur achats BtoB
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Reprenez la main sur vos achats BtoB !

Le module préconfiguré « Docu’Procurement » a été conçu pour optimiser le contrôle des achats dans votre GED DocuWare. En automatisant et en systématisant la vérification de l’ensemble du flux de factures fournisseurs, il offre aux entreprises un double avantage : des économies financières significatives et un gain de temps précieux.


Grâce à son fonctionnement, Docu’Procurement relie automatiquement, à partir du numéro de bon de commande, les documents du processus entre eux (factures, avoirs, devis fournisseur, bon de commande à destination du fournisseur, AR de réception de la commande, bon de livraison, bon de retour…). Cette traçabilité facilite la remontée de la chaîne d’achats et permet de s’assurer, en un coup d’œil, de la légitimité de chaque dépense.

Les bénéfices sont concrets :

  • Amélioration de la performance achats
  • Maîtrise du panel fournisseurs
  • Optimisation des avoirs pour réduire les coûts
  • Recherche documentaire simplifiée et rapide

 

« La plupart des entreprises concentrent leurs efforts sur la génération de ventes et se réjouissent de la signature d’un devis. En revanche, peu portent une réelle attention à la qualité de leurs achats. C’est précisément là que le module Docu’Procurement prend tout son sens.

Grâce au contrôle automatisé et systématique des factures fournisseurs, les erreurs et écarts sont détectés plus facilement, ce qui facilite les réclamations. Nous avons constaté chez nos clients une nette progression des avoirs récupérés : leur taux est passé de 1 % avant l’implémentation à 4 % après.

Pour une entreprise avec un volume d’achats annuel de 3 millions d’euros, cela représente un gain de 30 000 € à 120 000 € par an. Le retour sur investissement est donc quasi immédiat. »

Guillaume DUREL, Chargé de missions Docu’Module

Conclusion

La performance d’une entreprise ne dépend pas uniquement de sa capacité à vendre, mais aussi de sa capacité à maîtriser ses achats.

Éviter les surfacturations, contrôler les doublons, suivre ses contrats et centraliser l’information sont autant de leviers concrets pour améliorer la rentabilité sans forcément augmenter le chiffre d’affaires.

En résumé : pour gagner de l’argent en BtoB, il ne suffit pas de vendre plus. Il faut surtout apprendre à acheter mieux.