GED vs SIRH, lequel choisir ?

La dématérialisation au coeur des RH

En RH, les documents sont omniprésents : CV, contrats de travail, bulletins de paie, demandes de congés, entretiens annuels, arrêts maladie, attestations… Chaque processus RH s’appuie sur une volumétrie importante de documents sensibles, souvent multi-supports, multi-sources et dispersés. Le contexte légal, économique et conjoncturel impose à la fonction RH d’être réactive, proactive et flexible. Les réglementations sur le traitement des données et l’enjeux de la transformation numérique poussent les équipes RH à se tournent vers les solutions digitales pour assurer leur conformité. L’objectif ? gagner en temps et en efficacité, en diminuant les tâches administratives, rébarbatives et à faibles valeurs ajoutées. Afin d’automatiser et d’optimiser leurs processus, les DRH ont le choix entre 2 types de solution : le SIRH et la GED. Mais laquelle choisir ?

Comprendre le SIRH

Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un outil de gestion RH dématérialisé qui permet d’automatiser un large éventail de tâches administratives. Grâce à ces automatisations, les RH gagnent un temps précieux et peuvent se concentrer sur des missions plus riches comme le développement des talents, l’accompagnement des collaborateurs, etc.

Le SIRH peut être déployé sous différentes formes : On Premise (installé localement), en mode SaaS (Software as a Service), ou encore via un prestataire ASP (Application Service Provider).

Ses fonctionnalités sont nombreuses et couvrent l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs :

La gestion des congés et absence

La gestion de la paie

La gestion des dossiers du personnel (données des employés)

La gestion du planning

La gestion des notes de frais

Le recrutement

La gestion de la performance

L’Onboarding et le Offboarding des employés

La gestion des entretiens

La gestion des rapports et des tableaux de bord

Les formations

Comprendre la GED pour les RH

La Gestion Electronique des Documents (GED) est un système de gestion des documents numériques et de ses flux. Elle vous permet de regrouper l’ensemble de vos documents dans un même endroit et ainsi, de collaborer, de gérer différentes versions d’un document, etc. Avec la compétitivité et les nouveaux besoins des entreprises, de nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées : les systèmes de workflows, la traçabilité, etc.

La GED vous permet :

Une capture des documents (scans, emails, formulaires, imports automatisés)

Une indexation intelligente (métadonnées, OCR, étiquettes)

Un classement automatique selon les processus RH

Une recherche avancée et accès rapide aux bons documents

Une gestion des droits d’accès et sécurité (profils utilisateurs, RGPD, historique des actions)

Des workflows personnalisés pour valider, notifier, relancer

Un archivage numérique (coffre-fort électronique à valeur probante)

Une traçabilité/ un historique des modifications (pour les audits, la qualité, la conformité)

GED ET SIRH

Bien que les deux solutions aient des fonctionnalités similaires, elles ne vont pas avoir le même périmètre d’action ni la même cible. Le SIRH est une solution de dématérialisation dédiée à la gestion des Ressources Humaines. Elle va donc permettre à vos équipes de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée en se concentrant davantage sur l’humain. Cependant, ces solutions ne sont pas adaptées à tout type d’entreprise. 51 % des entreprises de moins de 500 salariés n’ont pas de SIRH, du a une installation et une utilisation trop complexe ainsi qu’un coût souvent trop élevé.

La GED quant à elle, est une solution plus complète qui s’adapte à toutes les fonctions d’une entreprise (RH, achats, administration des ventes, etc.). C’est également une solution plus facile d’installation et très facile d’utilisation. C’est pourquoi elle est davantage adaptée à des entreprises de taille plus modestes. De plus, avec la loi sur la facturation électronique, les éditeurs de GED, comme DocuWare, s’immatriculent PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) afin de faciliter votre mise en conformité.

La GED n’est pas nécessairement une alternative aux SIRH, les deux solutions peuvent être complémentaire. Le SIRH peut être couplé à une solution de GED ce qui permet de tirer le meilleur des deux. Si la GED permet de centraliser, classer, sécuriser et tracer l’ensemble des documents de l’entreprise (achats, comptabilité, RH ou administratif), elle constitue une base solide pour une gestion documentaire fluide et conforme.

En la complétant avec un SIRH, vous allez encore plus loin dans la gestion de vos processus RH : gestion des talents, suivi des entretiens, onboarding, formations, absences, etc. Tandis que la GED structure et automatise le traitement de vos documents, le SIRH pilote les actions et vos données RH au quotidien.

La GED DocuWare

Vous connaissez désormais l’intérêt d’opter pour une solution de GED au sein de votre entreprise. Mais laquelle choisir ? DocuWare est une solution complète qui vous permet de dématérialiser et d’automatiser l’ensemble de vos processus métier. Elle va plus loin que la simple gestion des processus RH et vous sert aussi à automatiser vos processus achats, qualité, administration des ventes, etc. De plus, avec son stockage sécurisé et certifié, DocuWare répond à de hauts standards de sécurité ce qui vous permet d’être conforts aux normes et réglementations en vigueurs (réglementation eIDAS, norme ISO 27001 et NF461, RGPD, etc.). Cette solution innovante, s’adapte aux besoins des entreprises dans un environnement réglementaire en évolution constante. C’est pourquoi, en vue de la facturation électronique 2026, DocuWare est officiellement accrédité PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) depuis le 4 avril 2025 afin d’accompagner les entreprises dans cette mutation majeure. Grâce à une intégration fluide avec votre SIRH, DocuWare vous offre un accès rapide, structuré et sécurisé à l’ensemble des informations RH, tout en simplifiant le travail quotidien des équipes.

Docu’HRessource

Docu’HRessource est un module RH préconfiguré pour la solution de GED DocuWare, qui fluidifie, automatise et sécurise les processus des ressources humaines. Il offre une gestion complète et optimisée de vos documents et processus RH.

En intégrant des fonctionnalités avancées comme l’automatisation des tâches (envoi de formulaires, génération et signature électronique de documents) ou encore la centralisation des données RH, Docu’HRessource permet à vos équipes de gagner du temps et de réduire leur charge administrative.

La solution intègre Yousign, un outil de signature électronique conforme à la réglementation eIDAS, pour vous garantir une gestion fiable, légale et sécurisée de vos documents RH.

Grâce à Docu’HRessource, vos services RH peuvent piloter efficacement de nombreux processus clés :

La gestion des contrats de travail et des avenants

Le suivi des congés, absences et événements médicaux

La gestion des formations et des habilitations

Le suivi des entretiens annuels et professionnels

Le processus d’intégration (onboarding) et de sortie (offboarding) des collaborateurs

En résumé, Docu’HRessource est un levier puissant pour accompagner la transformation digitale des ressources humaines, améliorer l’efficacité opérationnelle, et renforcer votre expérience collaborateur à chaque étape de vie du salarié dans l’entreprise.