Optimiser la gestion des contrats saisonniers grâce à la GED ?

Gestion RH et digitalisation : répondre aux défis des saisonniers

Un grand nombre d’entreprises (restaurants, hôtels, textiles, etc.) connaissent des pics d’activité saisonniers qui les poussent à recruter temporairement. Depuis quelques années, le manque de saisonnier créé de fortes tensions en recrutement et impactent l’offre en haute saison.

Face à cette situation, les entreprises doivent attirer et fidéliser leurs travailleurs saisonniers pour limiter les coûts et le temps consacré à la formation de nouveaux employés chaque année. Cependant, ces dernières années, les candidats ont changé, ils sont plus nombreux mais plus exigeants. Ils sont à la recherche d’entreprises avec une expérience salarié fluide et bien encadrée. Une gestion efficace et structurée des dossiers salariés devient alors un enjeu et un atout pour les équipes RH.

Pour répondre à ces défis, de nombreuses entreprises adoptent des solutions de gestion électronique de document (GED) afin d’optimiser la gestion de leurs contrats saisonniers, automatisant et sécurisant l’ensemble des documents RH. Cela leur permet d’améliorer leur expérience salariée.

La gestion documentaire, un enjeu pour les entreprises saisonnières

Une volumétrie importante de document

Le recrutement de saisonniers engendre un flux important de documents, mobilisant une part importante du temps des équipes RH. A chaque étape du parcours du salarié, une diversité de documents sont à collecter, traiter et archiver :

lors du processus de recrutement : gestion des candidatures et des pièces justificatives.
lors de l’intégration : les contrats de travail, les avenants, les courriers échangés avec les collaborateurs et les documents justificatifs comme les attestations, copies de documents officiels, documents pour validation, etc.
lors de la vie du saisonnier dans l’entreprise : congés payés, arrêts de travail et formations.
lors de la sortie du salarié : édition et remise du certificat de travail, attestation pôle emploi et reçu pour solde de tout compte.

Gérer l’accès aux informations

Les services RH manipulent et traitent des informations personnelles sur leurs employés saisonniers (cartes vitales, CNI, coordonnées bancaires, etc.). Des lois et réglementations très strictes, comme le RGPD, encadrent l’utilisation et l’accessibilité de ces données. Les directions des ressources humaines contrôlent l’accès à ces informations afin que seules les personnes habilitées puissent en prendre connaissance.

Gérer le cycle et la durée de vie des documents au sein de l’entreprise

L’ensemble des informations et des documents relatifs au saisonnier ne sont pas à conserver Ad vitam aeternam. Ils ont une durée de vie limitée. Ils sont conservés le temps de la présence du salarié au sein de l’entreprise. Certains doivent être conservés au-delà du départ du salarié afin de répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales. Les bulletins de paie et les contrats, par exemple, sont à conserver pendant 5 ans.

La GED, une solution pour simplifier la gestion des contrats saisonniers

Un gain de temps et de sécurité pour les équipes RH

Gérer des saisonniers implique de suivre un grand volume de contrats, justificatifs, avenants, etc. Une GED stocke tous ces documents en un seul endroit et les rend accessibles en fonction des droits des utilisateurs. Grâce à cet accès rapide, les ressources humaines travaillent plus efficacement, effectuent des recherches plus simplement et répondent plus facilement aux demandes de duplicata de documents formulées par les salariés.

Si un saisonnier revient d’une année sur l’autre, les équipes RH n’ont plus besoin de collecter plusieurs fois les mêmes justificatifs. Chaque salarié possède un dossier numérique où les équipes classent toutes ses informations.

Avec la GED, les équipes génèrent, stockent et envoient les documents en format numérique, ce qui accélère le processus d’embauche et simplifie la gestion des contrats saisonniers.

Classification intelligente

Avec l’émission de plusieurs dizaines de documents différents par salariés, il est nécessaire d’établir un classement rigoureux. Avec la charge de travail accrue, des erreurs ou des oublies de classification peuvent arriver. La GED va pouvoir indexer intelligemment les documents grâce à une lecture et une reconnaissance du contenu. Par exemple, la fiche de paie du salarié saisonnier est ajoutée à son dossier sans action de la part des RH.

Automatisation des validations et signatures

La gestion électronique des documents va plus loin que la simple digitalisation des données, elle permet également d’automatiser des processus clés. Les contrats des saisonniers doivent être validés rapidement par différents acteurs (RH, managers, direction). Grâce à la GED, un workflow automatise ces validations en notifiant chaque intervenant des actions à réaliser.

Pour les contrats saisonniers, la signature avant le début des missions est une obligation légale. Les solutions de GED comme DocuWare intègrent des modules de signature électronique afin d’accélérer ces étapes de signatures. Grâce à ces solutions, 60 % des documents sont signés en moins de 15 minutes.

Archivage automatique et conformité légale

Pour des raisons légales, les contrats saisonniers doivent être conservés pendant plusieurs années. Une GED assure un archivage automatique dans un coffre-fort numérique sécurisé. Cela permet d’être conforme aux réglementations en vigueur, y compris les délais légaux de conservation, et d’éviter le risque de perte.

Suivi des échéances et renouvellements de contrats

Les contrats saisonniers sont à durée déterminée, leur renouvellement ou leur fin doit être gérés avec précision. En pleine saison, les ressources humaines ont à gérer un grand nombre de contrats en même temps. La GED va permettre d’automatiser les rappels et les notifications afin d’éviter tout oubli.

La GED DocuWare

Maintenant que vous connaissez les avantages pour une entreprise d’utiliser une GED, il est temps pour vous de choisir la solution qui vous permettra de faciliter la gestion de vos dossiers saisonniers. La solution de Gestion Electronique Documentaire (GED) DocuWare est la solution idéale. Elle vous permet de dématérialiser et d’automatiser l’ensemble du cycle de gestion des dossiers salariés de la collecte des documents à leur archivage, en passant par leur signature électronique, le suivi des échéances, etc. Avec une intégration rapide aux SIRH, DocuWare garantit un accès rapide, sécurisé et structuré à l’ensemble de vos informations RH.

Docu’HRessource

Docu’HRessource est un module préconfiguré pour la GED DocuWare afin de fluidifier et d’automatiser la gestion des ressources humaines. Il vous assure une gestion et un suivi optimisé de A à Z de vos dossiers salariés.

La solution permet de gérer efficacement le cycle de vie des saisonniers, de leur embauche à leur sortie. Fluidifiez votre processus d’onboarding grâce aux fonctionnalités d’automatisation comme l’envoi automatique d’un formulaire d’embauche, la transmission du contrat en signature électronique, etc. En automatisant ces processus, vous faites gagner un temps précieux à vos équipes.

En intégrant le module de signature électronique Yousign (qualification eIDAS), Docu’HRessource permet une gestion fluide et sécurisée de vos dossiers salariés.

Pilotez facilement vos processus RH :

Gestion des contrats de travail et des avenants
Suivi des absences et des congés
Gestion des maladies, accidents et suivi médical
Suivi des formations et des habilitations
Entretien annuel
Sortie du salarié

Avec Docu’HRessource, vos équipes gagnent en efficacité, réduisent leur charge administrative et offrent aux salariés une gestion fluide et transparente de leurs documents.