Comment structurer le contrôle de sa chaîne achat ?

Les ventes au détriment des achats...

A l’heure actuelle, la majorité des entreprises sont davantage préoccupées à réaliser des ventes plutôt qu’à optimiser leur processus achat. Or, elles ne réalisent pas que pendant ce temps, elles sont victimes d’une perte financière sur leurs achats. En effet, le manque de contrôle de la chaîne achat peut conduire à de la surfacturation et à des dépenses non justifiées des fournisseurs.

A titre d’exemple, les réclamations d’avoirs émises par les entreprises auprès des fournisseurs ne s’élèvent qu’à 1%. Cela est notamment dû à un manque de contrôle et de détection des erreurs ou écarts éventuels de facturation.

Les enjeux du service achat et comptabilité

Pour assurer la performance financière de votre entreprise, il est primordial d’optimiser chaque processus au sein de l’entreprise. Aujourd’hui, vos équipes en charge des achats et de la comptabilité peuvent font face à de multiples enjeux.

Manque de traçabilité de la chaîne achat : Lorsque les documents sont dispersés entre différents systèmes, il devient difficile de suivre les étapes d’un achat. Cette absence de traçabilité peut entraîner des pertes d’informations critiques, des retards dans les validations et des erreurs dans les paiements.

Gestion des surfacturations & Pilotage des dépenses : Les surfacturations ou les erreurs de facturation sont des problèmes récurrents dans de nombreuses organisations. Sans un contrôle rigoureux, les entreprises risquent de payer des montants supérieurs à ceux prévus dans les contrats. Par ailleurs, une mauvaise visibilité sur les dépenses empêche de maîtriser le budget et de prendre des décisions éclairées.

Recherche de documents achats : Dans un environnement où les documents (bons de commande, bons de livraison, factures, contrats, etc.) sont souvent stockés dans des formats variés et sur différents supports, retrouver une information précise peut s’avérer fastidieux. Cette inefficacité impacte directement la productivité et la satisfaction des parties prenantes.

Les méthodes pour structurer le contrôle des achats

Pour relever les défis que rencontrent vos équipes et structurer le contrôle de votre chaîne achat, plusieurs méthodes et outils doivent être mis en place.

Centralisation des documents achats : La centralisation des documents relatifs aux achats est une étape cruciale. Elle permet d’avoir, en permanence, une vue d’ensemble sur les commandes en cours et clôturées. L’accès aux documents en lien avec ces commandes pour contrôler les coûts est également plus rapide. Un système centralisé évite aussi les doublons et réduit le risque de perte de documents.

Rationalisation du panel fournisseurs : En réduisant le nombre de fournisseurs et en ne conservant que les plus fiables, votre entreprise peut non seulement négocier de meilleures conditions, mais aussi simplifier le suivi des échanges et des paiements. Rationaliser le panel fournisseur permet donc de faciliter le contrôle des achats mais aussi de détecter des doublons de comptes fournisseurs par exemple.

Automatisation des opérations : L’automatisation des processus, comme la saisie des factures ou le rapprochement entre les bons de commande et les factures, permet de réduire les erreurs humaines et les délais de traitement. Les solutions de GED peuvent également être exploitées pour détecter les anomalies ou identifier les risques potentiels.

Réclamation d’avoirs : La gestion des avoirs est une étape souvent négligée. Pourtant, s’assurer que les avoirs liés à des retours ou à des litiges sont correctement pris en compte peut représenter un levier financier important. Une bonne gestion passe par une documentation rigoureuse et un suivi précis. Chez Docu’Module, nos clients ont augmenté leurs volumes d’avoirs de 1% avant l’implémentation du Docu’Procurement à 4%. Cela représente environ 200 000€ de récupérés sur une enveloppe d’achats de 5 millions.

La GED DocuWare

Maintenant que vous connaissez les méthodes pour structurer le contrôle de votre chaîne achat, il est temps de choisir l’outil qui permettra à vos équipes achats et comptables de les appliquer. A ce titre, la solution de Gestion Electronique Documentaire (GED) DocuWare s’impose comme l’outil idéal. Elle permet de dématérialiser et d’automatiser la gestion des processus achats courants : traitement des commandes en cours, des contrats et des factures fournisseurs, depuis la capture des documents, l’intégration avec l’ERP, jusqu’à l’extraction automatique des données et la validation.

Docu’Procurement

Docu’Procurement est un module préconfiguré pour la GED DocuWare qui améliore le contrôle des achats en permettant aux entreprises de réaliser des économies de temps et d’argent.

La solution permet de piloter l’intégralité du processus achat en constituant automatiquement des dossiers complets regroupant tous les documents relatifs à un même numéro de bon de commande ou d’affaire. Cette consolidation facilite le contrôle du processus d’un bout à l’autre : depuis la demande d’achat jusqu’à la validation de la facture fournisseur.

En outre, le suivi par numéro de commande offre une traçabilité précise permettant de remonter facilement la chaîne d’achat et de vérifier la justification de chaque dépense.

Rattachez vos documents achats entre eux :

Factures et avoirs
Devis fournisseur
Bon de commande à destination fournisseur
Accusé de réception de la commande
Bon de livraison
Bon de retour, en cas d’erreur