Métadonnées des documents & indicateurs de performance

Exploitez les métadonnées des documents !

La gestion électronique documentaire (GED) est souvent perçue comme un moyen de centraliser et de numériser les documents pour en faciliter l’accès et la recherche. Bien que ce soit l’essence même de la GED, elle cache une valeur ajoutée parfois sous-estimée : l’exploitation des métadonnées des documents. Ces informations constituent une mine de données précieuses qui, lorsqu’elles sont exprimées en indicateurs de performance, peuvent accompagner les PDG et les managers dans leur prise de décisions stratégiques.

Dès lors, la GED devient un véritable outil de pilotage d’activité de l’entreprise.

Qu'est-ce que la métadonnée et pourquoi est-elle si importante ?

Les métadonnées sont les informations qui décrivent les attributs d’un document. Elles englobent des éléments comme le titre, l’auteur, la date de création, la version, le type de fichier et bien plus encore. En effet, elles peuvent inclure des données spécifiques à l’usage ou au statut d’un document, telles que les informations relatives aux approbations, aux cycles de révision, aux droits d’accès, etc.

Le rôle des métadonnées est donc d’indexer les documents et de faciliter leur recherche dans un système de GED, rendant ainsi l’accès à l’information rapide et efficace. Mais comme nous allons le voir, leur potentiel va bien au-delà d’une simple fonction de référencement.

Les métadonnées dans les prises de décision stratégique

Les données des documents seules sont souvent insuffisantes pour fournir une vue complète. En revanche, les métadonnées permettent une compréhension plus holistique des tendances et des interactions au sein de l’entreprise. Voici comment elles interviennent dans les décisions stratégiques :

Anticipation des besoins et des risques : En analysant les métadonnées des documents, il est possible de détecter des tendances, comme l’augmentation des consultations d’un type particulier de document ou des retards répétitifs dans certains processus. Cela permet aux dirigeants de prendre des décisions proactives pour améliorer l’efficacité opérationnelle ou d’anticiper les risques avant qu’ils ne se matérialisent.

Optimisation des processus métier : Grâce aux métadonnées, il devient possible d’identifier les goulots d’étranglement dans les processus de validation ou les cycles de révision des documents. Une analyse approfondie des délais entre chaque étape de traitement d’un document peut mettre en lumière des améliorations à apporter, facilitant une meilleure allocation des ressources.

Amélioration de la productivité et de l’efficacité : En tirant parti des métadonnées, les entreprises peuvent optimiser l’affectation des tâches. Par exemple, si un type de document spécifique est fréquemment mis à jour par une même équipe, il peut être intéressant de former des membres supplémentaires pour alléger la charge de travail et maintenir un haut niveau de performance.

Cas d’usages de métadonnées en indicateurs de performance

Les métadonnées des documents se révèlent d’une grande richesse lorsqu’elles sont exploitées sous forme d’indicateurs de performance. Prenons par exemple un système de GED qui centralise l’ensemble des documents liés aux achats, aux ventes, aux ressources humaines ou au service qualité. Voici quelques exemples de cas d’usage :

Service achats : Une fois les métadonnées exprimées sous forme d’indicateurs, les équipes du service achats peuvent analyser les dépenses par : fournisseur, service demandeur, nature, mode de règlement, etc. Elles ont également la possibilité d’analyser leur processus grâce à une visualisation directe sur divers éléments tels que : les délais de validation & de traitement, les typologies de litiges, le suivi des échéances et bien plus.

Service RH : L’intégration des métadonnées dans des outils de reporting permet aux équipes de suivre les contrats des employés (par effectif, catégorie, date d’échéance…), piloter les absences (arrêt maladie, congés, taux d’absentéisme, planning…) mais aussi superviser les recrutements (nombre, durée, service, analyse des candidatures…).

Service ventes : Les métadonnées deviennent de véritables informations en or pour ce service puisqu’il lui permet de littéralement piloter l’activité commerciale. En effet, il est par exemple possible de tracker le taux de conversion des offres et le montant des affaires tout en ajoutant des filtres de localisation client ou de types de produit. Ainsi, les équipes peuvent détecter les zones où les ventes sont faibles et prendre des décisions stratégiques pour assurer un meilleur développement commercial. L’administration des ventes a également la possibilité d’effectuer un suivi des factures (échéance & délais de paiement, évolution N vs N-1, mises en recouvrement, type de litiges…).

Service qualité : le service qualité, quant à lui, peut exploiter les métadonnées afin de suivre l’état des documentations, notamment par statut : rédaction, validation, approbation, diffusion. Celles-ci permettent également d’avoir un suivi sur les délais de traitement et sur le nombre de retards éventuels. D’autres éléments peuvent être contrôlés, comme les échéances de révision pour suivre les non-conformités par nature, service, etc.

Intégration des métadonnées dans les outils de reporting

Pour tirer le meilleur parti des métadonnées, leur intégration dans des outils de reporting est cruciale. De nombreux systèmes de GED modernes intègrent aujourd’hui des fonctionnalités de reporting qui permettent de visualiser en temps réel les données clés et de générer des rapports automatisés. Cette intégration apporte plusieurs avantages :

Centralisation et visualisation simplifiées : Les outils de reporting centralisent les données et offrent une visualisation claire, facilitant ainsi leur interprétation par les décideurs. Des tableaux de bord interactifs permettent de regrouper et d’analyser les métadonnées en un coup d’œil.

Automatisation et personnalisation des rapports : Les solutions de GED dotées de fonctionnalités de reporting automatisé permettent de générer des rapports personnalisés, adaptés aux besoins de chaque service. Par exemple, les responsables RH peuvent suivre des indicateurs liés au temps de traitement des documents d’embauche, tandis que les équipes de vente peuvent se concentrer sur les délais de validation des contrats.

Suivi en temps réel des performances : Un reporting bien conçu permet un suivi en temps réel des performances de l’entreprise, grâce aux données collectées à partir des métadonnées. Les décideurs peuvent ainsi agir plus rapidement face à des signaux faibles et ajuster leur stratégie en fonction des évolutions constatées.

Docu’Analytics, l’outil de reporting de la GED DocuWare

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Sa mise en œuvre rapide et sa prise en main intuitive permettent de rapidement collaborer en équipe sur les tableaux de bord.

Les dashboards sont personnalisables ce qui en fait un outil ultra modulable pour répondre aux besoins croissants de votre entreprise et de ses services.

Vous l’aurez compris, si vous êtes client de la GED DocuWare, Docu’Analytics est LA solution idéale pour tirer profit des métadonnées des documents et visualiser vos KPI’s métiers en un seul clic !

Les défis liés à l'exploitation des métadonnées

Bien que les avantages des métadonnées soient nombreux, leur exploitation n’est pas sans défis. Parmi les obstacles, on peut citer :

Volume de données : La gestion des métadonnées dans une grande organisation génère un volume important d’informations. Il est essentiel de disposer de systèmes de GED performants et d’outils d’analyse de données pour gérer ces flux efficacement.

Qualité des données : Les métadonnées des documents doivent être précises et à jour pour être exploitables. La mise en place de règles strictes de saisie et de contrôle qualité des métadonnées s’avère donc indispensable.

Confidentialité et sécurité : Les métadonnées peuvent révéler des informations sensibles. Il est donc crucial d’assurer leur sécurité à travers des systèmes de gestion des accès et des droits, afin de garantir la confidentialité des informations stratégiques.

Les métadonnées des documents au coeur de votre performance

Les métadonnées constituent un actif stratégique pour les entreprises modernes. Au-delà de la simple numérisation et centralisation des documents, la GED enrichie de métadonnées offre une source précieuse de renseignements qui soutient les décisions stratégiques et contribue à l’amélioration des performances de l’entreprise. En les intégrant à des outils de reporting avancés, les décideurs peuvent tirer parti de ces données pour suivre en temps réel les évolutions de leur organisation et agir en fonction des insights collectés.

Les entreprises qui savent exploiter les métadonnées de manière efficace, en surmontant les défis associés, disposent ainsi d’un avantage concurrentiel majeur dans un environnement économique où la réactivité et la précision des décisions sont essentielles.